Datenschutzerklärung Planungstool KPJ und Famulatur

Softwareprodukt Rotable

Die Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH (OÖG), Goethestraße 89, 4020 Linz, E-Mail: contact@ooeg.at, betreibt und administriert ein Planungstool für die Ärzteausbildung für die OÖG GmbH und die Kepler Universitätsklinikum GmbH (KUK). Die OÖG GmbH ist hinsichtlich Ihrer Daten Verantwortliche im Sinne der DSGVO, die KUK GmbH ist hinsichtlich ihrer Planungsdaten Verantwortliche im Sinne der DSGVO. 

Um eine gute Ausbildungsplanung bei MitarbeiterInnen vornehmen zu können, wird von den entsprechenden MitarbeiterInnen der OÖG GmbH bzw. der KUK GmbH gesehen, ob eine Ausbildungsstelle bei diesen beiden Trägern besetzt ist und es kann eine Anfrage für eine Ausbildungsstelle gestellt werden. Dabei scheint der Nachname, 1. Buchstabe des Vornamens bzw. der Ausbildungsstand auf, sofern die Stelle besetzt ist. Dieser Verarbeitungsschritt stellt eine gemeinsame Verarbeitung zwischen OÖG GmbH und KUK GmbH gemäß Art. 26 DSGVO dar, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO.

Bei PraktikantInnen (Famulatur und Klinisch-Praktisches-Jahr „KPJ“) werden folgende Daten gemeinsam zwischen der KUK GmbH und OÖG GmbH verarbeitet: Vor- und Nachname. Der Zweck dieser Verarbeitung ist, dass Personen nicht doppelt angelegt und Dubletten vermieden werden. Dieser Verarbeitungsschritt stellt eine gemeinsame Verarbeitung zwischen OÖG GmbH und KUK GmbH gemäß Art. 26 DSGVO dar, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 

Der bestehende Art. 26 Vertrag zwischen OÖG GmbH und KUK GmbH wurde dahingehend erweitert.

Zweck der Verwendung der Daten 

bei Bewerbung auf einen KPJ-/Famulatur-Platz: 

Ihre Daten (u.a. Name, Titel, Geburtsdatum, Geschlecht, Kontaktdaten, Nationalität, Passkopie, Bankdaten, Lebenslauf, Ausbildungsdaten, Impfnachweis – kurz vor Beginn der Aufnahme der Tätigkeit, bei Famulatur eine Unfallversicherungsbestätigung, bei ausländischen BewerberInnen: Sprachzertifikat, Geburtsurkunde), welche Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung auf einen KPJ-/Famulatur-Platz bekannt gegeben haben, werden ausschließlich innerhalb des jeweiligen Rechtsträgers zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (inkl. allen damit verbundenen Tätigkeiten, wie z.B. Vorbereitung, Planung und Besetzung der offenen Stellen auf den jeweiligen Abteilungen) verwendet. Ohne die Verarbeitung Ihrer Daten ist eine Berücksichtigung Ihrer Bewerbung im Bewerbungsverfahren nicht möglich, da andernfalls keine Prüfung der Eignung erfolgen kann. Es besteht die Möglichkeit sich bei mehreren Kliniken zu bewerben.

bei ÄrztInnen in Ausbildung (MitarbeiterInnen) zur Ausbildungsplanung: 

Ihre Daten (Name, Titel, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Personalnummer, Ärztenummer, Beschäftigungsausmaß, Abwesenheiten inkl. Urlaub, Ausbildungsstand, etc.) werden ausschließlich zur Planung und Sicherstellung Ihrer Ärzteausbildung verarbeitet. 

Rechtsgrundlagen sind einerseits Art. 6 Abs. 1 lit. b und f iVm Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO und andererseits bei ausdrücklich hierfür vorgesehenen Sachverhalten Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit a) iVm Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. 

Auftragsverarbeiter:

Auftragsverarbeiter ist die Firma rotable Technologies GmbH, Weyrgasse 8, 1030 Wien, die die Software hostet und wartet.  Mit der Firma rotable wurde ein Datenschutzvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Für die KUK GmbH ist die OÖG GmbH Auftragsverarbeiter, da die OÖG GmbH dieses Planungstool der KUK GmbH zur Verfügung stellt und administriert. Auch diesbezüglich liegt ein Datenschutzvertrag gemäß Art. 28 DSGVO vor.

Kategorien von EmpfängerInnen:

Ihre Daten werden ausschließlich von den MitarbeiterInnen der jeweiligen Personalabteilungen der OÖG GmbH bzw. der KUK GmbH und den/der zuständigen Person(en) der entsprechenden Fachabteilung verwendet. Die OÖG GmbH bzw. KUK GmbH verpflichtet sich, die genannten Daten ohne Ihre Zustimmung nicht an Dritte weiterzugeben. 

Dauer der Datenspeicherung/Datenlöschung:

Ihre Bewerbungsunterlagen (bei Bewerbung KPJ/Famulatur) werden grundsätzlich 7 Monate nach Versand der Absage automatisch gelöscht (Rechtsgrundlage § 20 B-GlBGV iVm Art. 6 Abs. b iVm 9 Abs. 2 lit. b, f DSGVO inkl. Postlauf). 

Falls Sie jedoch einer Evidenzhaltung Ihrer Bewerbungsunterlagen (gesondert) zugestimmt haben, werden Ihre Daten nach 3 Jahren ab dem Zeitpunkt Ihrer Bewerbung automatisch aus unserer Datenbank entfernt (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a iVm Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). 

Nach Absolvierung des KPJ/der Famulatur werden Ihre Daten nach 3 Jahre gelöscht (Rechtsgrundlage: § 1480 ABGB iVm Art. 6 Abs. 1 lit. b, f iVm Art. 9 Abs. 2 lit. b, f DSGVO).

Sind Sie MitarbeiterIn und wird dieses Tool zur Planung Ihrer Ausbildungsstellen herangezogen, werden die für die Zeugniserstellung erforderlichen Daten nach 30 Jahren nach Absolvierung der jeweiligen Ausbildungsstelle gelöscht (Rechtsgrundlage: §§ 1163 iVm 1478 ABGB iVm Art. 6 Abs. 1 b, c iVm Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO), die sonstigen Daten nach 3 Jahren (Rechtsgrundlage § 1480 ABGB iVm Art. 6 Abs. 1 lit. b, f iVm Art. 9 Abs. 2 lit. b, f DSGVO).

Rechte der betroffenen Personen:

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine erteilte Einwilligungserklärung zu widerrufen. Dieser Widerruf kann ohne Angabe von Gründen erfolgen und bewirkt die Einstellung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. 

Sie haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragung gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts. 

Bei Geltendmachung dieser Rechte ersuchen wir um Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten der OÖG GmbH und KUK GmbH (Goethestraße 89, 4020 Linz, per Email: Datenschutz@ooeg.at). Überdies haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen nicht rechtmäßig erfolgt. Zuständige Aufsichtsbehörde: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien (dsb@dsb.gv.at.).

Information Art. 26 Abs. 2 DSGVO